9. Omgaan met uitzonderingen en afwijkingen
Een uitzondering is een situatie die niet volledig past binnen de normale procedure. Een uitzondering betekent niet dat de regels niet meer gelden.
9.1 De vijf stappen bij een uitzondering
1. Stop voordat je afwijkt.
2. Controleer of de procedure een uitzonderingsroute beschrijft.
3. Vraag toestemming aan de bevoegde persoon wanneer dat nodig is.
4. Leg de reden, toestemming en gekozen aanpak vast.
5. Controleer achteraf of de vervolgactie en risico’s goed zijn afgehandeld.
9.2 Wat moet je vastleggen?
- wat de normale werkwijze is;
- wat in deze situatie anders is;
- waarom een afwijking nodig is;
- wie toestemming heeft gegeven;
- wanneer toestemming is gegeven;
- welke tijdelijke of aanvullende controle is uitgevoerd;
- wat de vervolgactie is.
| Onvoldoende registratie | Professionele registratie |
| “Afwijking akkoord.” | “Op 10 juli heeft teamleider A. toestemming gegeven om stap 5 uit te stellen, omdat systeem B niet beschikbaar was. De controle wordt uiterlijk 11 juli uitgevoerd en toegevoegd aan het dossier.” |
| “Spoed, daarom anders gedaan.” | “Vanwege het verlopen van de wettelijke termijn is na toestemming van de afdelingsmanager de tijdelijke noodprocedure gebruikt. De normale registratie wordt na systeemherstel voltooid.” |
Oefeningen