5. Een procedure stap voor stap gebruiken
Een procedure alleen lezen is niet genoeg. Je moet de stappen ook in de juiste volgorde uitvoeren en aantoonbaar vastleggen.
5.1 De STAP-check
| Letter | Vraag |
| S – Start | Heb ik de juiste procedure, versie, opdracht en informatie? |
| T – Taken | Welke stappen moet ik uitvoeren en in welke volgorde? |
| A – Autorisatie | Mag ik deze handeling of beslissing zelf uitvoeren? |
| P – Proof | Heb ik de controles, beslissing en vervolgactie goed vastgelegd? |
Praktijktip
Leg de procedure naast je werk wanneer je een taak weinig uitvoert, wanneer de procedure nieuw is of wanneer fouten grote gevolgen kunnen hebben. Er is niets onprofessioneels aan controleren.
5.2 Voorbeeld: een aanvraag verwerken
1. Controleer of je de actuele procedure gebruikt.
2. Registreer de ontvangstdatum.
3. Controleer of de aanvraag compleet is.
4. Controleer identiteit, bevoegdheid of andere verplichte gegevens.
5. Voer de inhoudelijke beoordeling uit binnen je eigen taak en bevoegdheid.
6. Vraag goedkeuring wanneer dit verplicht is.
7. Registreer de beslissing en onderbouwing.
8. Sla documenten op in het juiste dossier.
9. Plan een vervolgactie of bewaak de termijn.
10. Controleer of de taak de juiste status heeft.
5.3 Afvinken is een hulpmiddel, geen doel
Een checklist helpt je om niets te vergeten. Je moet wel blijven nadenken. Alleen vakjes aanvinken zonder werkelijk te controleren is niet professioneel.
Voorbeeld
Je vinkt “handtekening gecontroleerd” aan, maar je hebt alleen gezien dat er ergens een handtekening staat. Je hebt niet gecontroleerd of de juiste persoon heeft getekend. Het vakje is dan wel aangevinkt, maar de controle is niet goed uitgevoerd.