7. Gegevens overnemen zonder fouten
Veel administratief werk bestaat uit het overnemen van informatie uit een bron naar een systeem, formulier of document. Juist hierbij ontstaan gemakkelijk verwisselingen.
Werkwijze 1 – Bron naast invoerveld
Zorg dat je de bron en het invoerveld tegelijk kunt zien. Hierdoor hoef je minder te onthouden.
Werkwijze 2 – Eén blok tegelijk
Neem gegevens in kleine blokken over. Bijvoorbeeld eerst persoonsgegevens, daarna contactgegevens en daarna financiële gegevens.
Werkwijze 3 – Teruglezen vanuit het systeem
Controleer na het invoeren niet alleen de bron opnieuw. Lees de ingevoerde gegevens vanuit het systeem terug en vergelijk ze met de bron.
Werkwijze 4 – Cijfers groeperen
Lees lange nummers in groepjes. Bijvoorbeeld 3482 – 7619 – 05. Dit verkleint de kans dat je cijfers verwisselt.
Werkwijze 5 – Stoppen bij onduidelijkheid
Een onleesbaar of tegenstrijdig gegeven vul je niet zelf aan. Je zoekt een betrouwbare bron of vraagt uitleg.