12. Professioneel overdragen
Soms gaat een taak naar een collega of andere afdeling. Bij een goede overdracht hoeft de ontvanger niet te raden wat er is gebeurd en wat nog moet gebeuren.
Een volledige overdracht bevat:
- de taak of het dossier
- het doel of de vraag
- de huidige status
- wat al is uitgevoerd
- wat nog openstaat
- de verantwoordelijke voor de volgende stap
- de deadline
- bijzonderheden en risico’s
- de plaats waar documenten zijn opgeslagen
Voorbeeld van een onvolledige overdracht
Bericht: “Hoi, hierbij het dossier. Kun jij het verder doen?”
De ontvanger weet niet:
- waarom het dossier wordt overgedragen
- wat al is gedaan
- wat nog moet gebeuren
- welke deadline geldt
- of er een bijzonder risico is
Voorbeeld van een professionele overdracht
Overdrachtsbericht: “Dossier 2518 is gecontroleerd. De persoonsgegevens en bijlagen zijn compleet. De financiële beoordeling staat nog open en valt onder jouw bevoegdheid. De beslistermijn verloopt op 18 juli. De stukken staan in map Dossiers/2026/2518. Wil je de ontvangst vandaag bevestigen?”
Oefeningen