14. Praktijksituaties
Situatie 1 – De ontbrekende handtekening
Dario verwerkt een aanvraag. De verplichte handtekening ontbreekt. Hij kent de aanvrager en weet dat deze persoon akkoord is. De deadline verloopt vandaag.
Beantwoord:
- Mag Dario de handtekening zelf als aanwezig beschouwen?
- Welke procedure moet hij controleren?
- Moet hij toestemming vragen?
- Wat moet hij registreren?
- Welke vervolgactie is nodig?
Professionele aanpak
Dario gebruikt de procedure voor onvolledige aanvragen. Hij doet geen aannames op basis van persoonlijke kennis. Hij registreert wat ontbreekt, vraagt de handtekening op en volgt de officiële route voor een bijna verlopen termijn.
Situatie 2 – De opdracht van de manager
Een manager vraagt Alicia om een dossier direct af te ronden. De verplichte tweede controle is nog niet uitgevoerd. Alicia heeft zelf geen bevoegdheid om deze controle te laten vervallen.
Wat kan Alicia professioneel zeggen?
Mogelijke reactie
“Ik kan het dossier voorbereiden, maar volgens de procedure is nog een tweede controle nodig. Ik ben niet bevoegd om die stap te laten vervallen. Wie kan de controle uitvoeren of officieel beslissen over een afwijking?”
Situatie 3 – Twee verschillende werkinstructies
In de centrale map staat versie 4.0. Een collega stuurt versie 3.2 en zegt dat deze makkelijker werkt.
Welke versie gebruik je, en wat doe je met het verschil?
Professionele aanpak
Gebruik de officieel geldige versie 4.0. Controleer of versie 3.2 als verouderd moet worden verwijderd. Bespreek concrete bruikbare onderdelen van de oude versie via de verbeterprocedure.
Situatie 4 – Foutieve toegang
Je ontdekt dat je in het systeem dossiers kunt openen die niet bij jouw afdeling horen. Je hebt deze dossiers niet nodig voor je werk.
Wat doe je?
Professionele aanpak
Open de dossiers niet uit nieuwsgierigheid. Meld de te ruime toegang volgens de beveiligings- of privacyprocedure, zodat de rechten kunnen worden gecontroleerd.